Garanzie

La struttura di un Organismo di Certificazione (OdC) deve essere tale da fornire fiducia nelle certificazioni rilasciate.
In particolare un organismo di certificazione deve:

- essere imparziale ed avere una struttura che consenta la partecipazione di tutte le parti significativamente coinvolte
  in modo specifico nelle politiche e nei principi riguardanti il contenuto e il funzionamento del sistema di certificazione
  senza che alcun interesse sia predominante;

- disporre di personale permanente, sotto la guida di un dirigente responsabile, per il compimento delle operazioni
  di controllo eseguito in modo indipendente dall'influenza di coloro che hanno interesse commerciale diretto nella
  certificazione.

Le garanzie di Imparzialità: il Comitato di Salvaguardia per l'Imparzialità

Ad ulteriore garanzia dell'affidabilità dell'attività di certificazione, OCQ PR è dotato di un Comitato di Salvaguardia per l'Imparzialità (CSI), con il compito di gestire ed assicurare l'indipendenza, l'imparzialità, la competenza e l'adeguatezza delle politiche e delle risorse adottate. Tale comitato è costituito in modo tale da essere rappresentativo di tutte le parti aventi interesse alle attività di certificazione svolte dall'OdC. La composizione del CSI e le sue regole di funzionamento sono tali da assicurare la continua adeguatezza ed il costante equilibrio delle rappresentanze.

In base alla normativa di riferimento, e comunque in osservanza delle disposizioni delle autorità competenti, le parti rappresentate nel CSI debbono comprendere almeno una rappresentanza per le seguenti categorie generali:

1. produttori di beni e fornitori di servizi (es. associazioni industriali, dell'agricoltura, del commercio, del terziario)
   operanti nei settori coperti dalle attività di certificazione di OCQ PR o in settori ad essi affini;

2. committenti, utilizzatori dei prodotti/servizi coperti dalle certificazioni rilasciate dall'Organismo
   (es. ancora associazioni di produttori come sopra, associazioni del commercio e della distribuzione);

3. utenti/consumatori dei prodotti/servizi coperti dalle certificazioni rilasciate dall'Organismo (es. associazioni di consumatori);

4. autorità di regolazione competenti nei settori di attività dell'Organismo;

5. esponenti degli Enti di normazione, di Enti di studio e ricerca (es. università) e degli Ordini professionali.

Possono far parte del CSI anche membri benemeriti, o personale interno in qualità di elemento di congiunzione istituzionale con l'organo deliberante (FdD), purché senza diritto di voto.
Il CSI elegge al proprio interno un Presidente e si riunisce con una frequenza congruente all'entità delle attività svolte ed al numero delle certificazioni gestite. Di ogni convocazione e sessione di attività vengono mantenute adeguate registrazioni: sia in relazione alla documentazione utilizzata per la convocazione e lo svolgimento delle riunioni, sia in relazione alla documentazione delle decisioni assunte.

Al fine di ottemperare al proprio ruolo quale garante dell'imparzialità di OCQ PR, il CSI procede alla verifica periodica:

1. dell'analisi dei rischi elaborata dall'Organismo che individua mediante una documentata analisi, le minacce che possono, anche solo in forma potenziale,
   incrinare la fiducia nell'imparzialità di OCQ PR, con particolare riferimento a:

a. minacce derivate da interessi personali, ad esempio quando una persona agisce nel proprio interesse;

b. minacce derivate da auto riesame, che possono essere presenti, ad esempio, quando una persona riesamina ed approva il proprio lavoro;

c. minacce derivate da familiarità, ovvero situazioni in cui, a causa della eccessiva familiarità tra i responsabili del processo certificativo ed i soggetti controllati,
   viene posto troppo affidamento su quanto dichiarato dal soggetto controllato invece di cercare l'evidenza della verifica ispettiva.
   In questo ambito ricadono anche gli eventuali rapporti di parentela;

d. minacce derivate da intimidazioni, che possono essere correlate a situazioni di pressioni indebite svolte sul personale con responsabilità nell'iter certificativo,
   ad esempio con la minaccia di essere rimpiazzato;

e. ulteriori specifiche minacce individuate da OCQ PR.

2. del fatto che pressioni commerciali, finanziarie o di altra natura non compromettano l'imparzialità (per poter ottemperare tale requisito OCQ PR attua una politica
   volta ad evitare il rischio che i proventi provenienti da un cliente o da un gruppo di clienti possa influenzare le proprie decisioni e la propria strategia);

3. dell'imparzialità complessiva dell'Organismo, in relazione alle attività di verifica ispettiva e prova, delibera della certificazione, processi decisionali, verificando
   a campione le pratiche relative al rilascio/mantenimento delle Certificazioni.

4. della corretta gestione dei reclami ricevuti da OCQ PR secondo quanto stabilito dalla relativa procedura di gestione.

OCQ PR gestisce l'imparzialità stabilendo nella propria politica l'impegno per il rispetto e la salvaguardia della stessa nelle proprie attività di certificazione di prodotto.

La politica è espressa in forma documentata, approvata formalmente dalla Direzione e dal Presidente di OCQ PR. Tale documento è reso disponibile a chiunque ne faccia richiesta.

Eventuali conflitti di interesse, reali o potenziali, vengono evidenziati, analizzati e portati all'attenzione del CSI che ha l'autorità per verificare l'efficacia delle azioni predisposte dalla Direzione per eliminare o ridurre il rischio, in relazione all'imparzialità delle certificazioni rilasciate e può a sua volta proporre ulteriori azioni per la rimozione o minimizzazione dei conflitti di interesse.

Le garanzie di Indipendenza

Gli auditor e i comitati preposti al rilascio delle certificazioni e dei rapporti garantiscono l'assenza di conflitti di interesse con l'organizzazione da certificare. L'indipendenza di OCQ PR è garantita inoltre dall'utilizzo di personale ispettivo e di segreteria completamente svincolato dall'attività oggetto di controllo e libero da pregiudizi e conflitti d'interesse, così da fornire adeguate garanzie di indipendenza ed imparzialità. OCQ PR si è dotato a tal fine di un apposito Codice Etico, sottoscritto da parte di tutto il personale e dai membri degli organi interni partecipanti all'attività di amministrazione, gestione, controllo e certificazione.

Le garanzie di Competenza e Riservatezza

L'accreditamento attesta in primo luogo che il personale addetto all'attività di verifica sia culturalmente, tecnicamente e professionalmente qualificato. La competenza dell'ente è fondamentale per assicurare controlli e verifiche accurati e professionali. La fiducia e l'affidabilità accordate ad OCQ PR dipendono pertanto dalle caratteristiche personali e dalla capacità dei dipendenti (in particolare di Ispettori e Validatori) di applicare le conoscenze e le abilità ottenute mediante istruzione, esperienza di lavoro, formazione ed addestramento specifico.

È necessario che tutti i dipendenti posseggano le competenze necessarie ad eseguire in modo adeguato i compiti loro affidati.

Ispettori e Validatori pongono grande attenzione al compito che svolgono ponendosi come obiettivo di ottenere la fiducia dei richiedenti la certificazione DOP e delle altre parti interessate. L'attività di verifica ed ispezione è fondata su un certo numero di regole e principi che ne fanno uno strumento efficace ed affidabile; il loro rispetto è un prerequisito per fornire conclusioni pertinenti delle verifiche ispettive e per assicurare che Ispettori diversi, operando indipendentemente l'uno dall'altro, pervengano a conclusioni simili in circostanze simili.

Nel rispetto della normativa vigente, i processi di certificazione in uso garantiscono che le decisioni relative alle varie attività previste dall'iter di certificazione siano prese in modo da escludere il rischio di autovalutazione. Tale garanzia è offerta ottimizzando le diverse competenze in forza ad OCQ PR, ed assicurata specificando sempre sui relativi documenti chi ha partecipato alle differenti fasi dell'attività stessa.

In virtù di tale principio l'attività di deliberazione delle Certificazioni emesse è affidata a personale interno – Funzione di Delibera (FdD) – dotato delle necessarie competenze generali relative allo schema coperto da accreditamento quali:

- conoscenza delle norme quadro applicabili ed esperienza di applicazione delle norme stesse;

- competenze in materia di conduzione di verifiche ispettive e prove;

- competenza tecnica specialistica relativa allo specifico settore a cui si riferisce la certificazione oggetto di delibera, con particolare riguardo al relativo scopo
  di certificazione.

OCQ definisce e rende noto attraverso la propria documentazione (piani di controllo/schemi di certifcazione, procedure, contratti, registrazioni per la raccolta di informazioni, etc.) che le informazioni di proprietà dei clienti (ad esempio, specifiche di un prodotto, situazione finanziaria, organigramma e responsabilità interne) vengono trattate in forma riservata. Per minimizzare il rischio di trasmissione indebita di informazioni e/o dati di proprietà dei clienti, OCQ PR richiede appositamente al proprio corpo ispettivo di limitare al minimo indispensabile eventuali richieste di copie di documenti da allegare ai rapporti di verifica e vincola il proprio personale (interno o esterno) al rispetto della riservatezza circa le informazioni ricevute durante lo svolgimento della propria attività. La tutela degli interessi di riservatezza dei propri clienti viene perseguito e garantito da OCQ PR anche tramite la sottoscrizione del Codice Etico da parte di tutto il personale avente accesso ai dati oggetto di trattamento.

Fatte salve specifiche deleghe da parte dei soggetti controllati o richieste delle Autorità Pubbliche aventi diritto, OCQ PR è tenuto a non rivelare a terzi informazioni ottenute in conseguenza dell’esecuzione del lavoro previsto, sempre che dette informazioni non siano già di dominio pubblico. L’impegno alla riservatezza viene altresì esteso da OCQ PR ad eventuali esecutori in subappalto di attività ricomprese nel lavoro previsto dal contratto.

OCQ PR richiede all’azienda aderente al sistema dei controlli di essere a conoscenza dell’Informativa sulla Privacy (art. 13 - D.Lgs. N. 196/2003 - Codice della Privacy pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale 29 luglio 2003, Serie generale n. 174, supplemento ordinario n. 123/L e successive integrazioni o modifiche) e di prestare il consenso per il trattamento dei propri dati personali.

OCQ PR assicura che il trattamento dei dati viene effettuato esclusivamente ai fini dell'attività di controllo e certificazione svolta, mediante strumenti adeguati a prevenirne la diffusione accidentale o la perdita. Nel caso delle produzioni regolamentate, il trattamento è comprensivo della comunicazione con i sistemi informativi delle Regioni competenti, il MIPAAF ed ACCREDIA (tali comunicazioni sono finalizzate all’espletamento degli adempimenti fissati dalla normativa comunitaria e nazionale, connessi all’adesione al sistema di controllo e certificazione delle stesse). Anche i Consorzi di Tutela riconosciuti dal MIPAAF ed esclusivi titolari e detentori dei marchi e dei contrassegni (nonché portatori degli interessi diffusi dei produttori consorziati) possono essere messi a conoscenza, per le parti di propria competenza, dei dati in possesso di OCQ PR. In alcuni casi può essere richiesto alle aziende certificate di acconsentire a OCQ PR di accedere alle informazioni inerenti l’attività di controllo anche attraverso la consultazione delle Anagrafiche nazionali e regionali preposte.

In qualsiasi momento il cliente può richiedere di essere messo a conoscenza di quali dati vengono trattati, richiederne la modifica, l'aggiornamento o la cancellazione.
Titolare del trattamento ai fini del D.Lgs. 196/03 è: Organismo Controllo Qualità Produzioni Regolamentate Soc. Coop. (email: Questo indirizzo e-mail è protetto dallo spam bot. Abilita Javascript per vederlo. – Posta Elettronica Certificata Questo indirizzo e-mail è protetto dallo spam bot. Abilita Javascript per vederlo. ).

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