Garanzie

La struttura di un Organismo di Certificazione (OdC) deve essere tale da fornire fiducia nelle certificazioni rilasciate.
In particolare un organismo di certificazione deve:

- essere imparziale ed avere una struttura che consenta la partecipazione di tutte le parti significativamente coinvolte
  in modo specifico nelle politiche e nei principi riguardanti il contenuto e il funzionamento del sistema di certificazione
  senza che alcun interesse sia predominante;

- disporre di personale permanente, sotto la guida di un dirigente responsabile, per il compimento delle operazioni
  di controllo eseguito in modo indipendente dall'influenza di coloro che hanno interesse commerciale diretto nella
  certificazione.

Le garanzie di Imparzialità: il Comitato di Salvaguardia per l'Imparzialità

Ad ulteriore garanzia dell'affidabilità dell'attività di certificazione, OCQ PR è dotato di un Comitato di Salvaguardia per l'Imparzialità (CSI), con il compito di gestire ed assicurare l'indipendenza, l'imparzialità, la competenza e l'adeguatezza delle politiche e delle risorse adottate. Tale comitato è costituito in modo tale da essere rappresentativo di tutte le parti aventi interesse alle attività di certificazione svolte dall'OdC. La composizione del CSI e le sue regole di funzionamento sono tali da assicurare la continua adeguatezza ed il costante equilibrio delle rappresentanze.

In base alla normativa di riferimento, e comunque in osservanza delle disposizioni delle autorità competenti, le parti rappresentate nel CSI debbono comprendere almeno una rappresentanza per le seguenti categorie generali:

1. produttori di beni e fornitori di servizi (es. associazioni industriali, dell'agricoltura, del commercio, del terziario)
   operanti nei settori coperti dalle attività di certificazione di OCQ PR o in settori ad essi affini;

2. committenti, utilizzatori dei prodotti/servizi coperti dalle certificazioni rilasciate dall'Organismo
   (es. ancora associazioni di produttori come sopra, associazioni del commercio e della distribuzione);

3. utenti/consumatori dei prodotti/servizi coperti dalle certificazioni rilasciate dall'Organismo (es. associazioni di consumatori);

4. autorità di regolazione competenti nei settori di attività dell'Organismo;

5. esponenti degli Enti di normazione, di Enti di studio e ricerca (es. università) e degli Ordini professionali.

Possono far parte del CSI anche membri benemeriti, o personale interno in qualità di elemento di congiunzione istituzionale con l'organo deliberante (FdD), purché senza diritto di voto.
Il CSI elegge al proprio interno un Presidente e si riunisce con una frequenza congruente all'entità delle attività svolte ed al numero delle certificazioni gestite. Di ogni convocazione e sessione di attività vengono mantenute adeguate registrazioni: sia in relazione alla documentazione utilizzata per la convocazione e lo svolgimento delle riunioni, sia in relazione alla documentazione delle decisioni assunte.

Al fine di ottemperare al proprio ruolo quale garante dell'imparzialità di OCQ PR, il CSI procede alla verifica periodica:

1. dell'analisi dei rischi elaborata dall'Organismo che individua mediante una documentata analisi, le minacce che possono, anche solo in forma potenziale,
   incrinare la fiducia nell'imparzialità di OCQ PR, con particolare riferimento a:

a. minacce derivate da interessi personali, ad esempio quando una persona agisce nel proprio interesse;

b. minacce derivate da auto riesame, che possono essere presenti, ad esempio, quando una persona riesamina ed approva il proprio lavoro;

c. minacce derivate da familiarità, ovvero situazioni in cui, a causa della eccessiva familiarità tra i responsabili del processo certificativo ed i soggetti controllati,
   viene posto troppo affidamento su quanto dichiarato dal soggetto controllato invece di cercare l'evidenza della verifica ispettiva.
   In questo ambito ricadono anche gli eventuali rapporti di parentela;

d. minacce derivate da intimidazioni, che possono essere correlate a situazioni di pressioni indebite svolte sul personale con responsabilità nell'iter certificativo,
   ad esempio con la minaccia di essere rimpiazzato;

e. ulteriori specifiche minacce individuate da OCQ PR.

2. del fatto che pressioni commerciali, finanziarie o di altra natura non compromettano l'imparzialità (per poter ottemperare tale requisito OCQ PR attua una politica
   volta ad evitare il rischio che i proventi provenienti da un cliente o da un gruppo di clienti possa influenzare le proprie decisioni e la propria strategia);

3. dell'imparzialità complessiva dell'Organismo, in relazione alle attività di verifica ispettiva e prova, delibera della certificazione, processi decisionali, verificando
   a campione le pratiche relative al rilascio/mantenimento delle Certificazioni.

4. della corretta gestione dei reclami ricevuti da OCQ PR secondo quanto stabilito dalla relativa procedura di gestione.

OCQ PR gestisce l'imparzialità stabilendo nella propria politica l'impegno per il rispetto e la salvaguardia della stessa nelle proprie attività di certificazione di prodotto.

La politica è espressa in forma documentata, approvata formalmente dalla Direzione e dal Presidente di OCQ PR. Tale documento è reso disponibile a chiunque ne faccia richiesta.

Eventuali conflitti di interesse, reali o potenziali, vengono evidenziati, analizzati e portati all'attenzione del CSI che ha l'autorità per verificare l'efficacia delle azioni predisposte dalla Direzione per eliminare o ridurre il rischio, in relazione all'imparzialità delle certificazioni rilasciate e può a sua volta proporre ulteriori azioni per la rimozione o minimizzazione dei conflitti di interesse.

Le garanzie di Indipendenza

Gli auditor e i comitati preposti al rilascio della certificazione/rapporto garantiscono l'assenza di conflitti di interesse con l'organizzazione da certificare. L'indipendenza di OCQ PR è garantita inoltre dall'utilizzo di personale ispettivo e di segreteria completamente svincolato dall'attività oggetto di controllo e libero da pregiudizi e conflitti d'interesse così da fornire adeguate garanzie di indipendenza ed imparzialità.

Le garanzie di Competenza

L'accreditamento attesta in primo luogo che il personale addetto all'attività di verifica sia culturalmente, tecnicamente e professionalmente qualificato. La competenza dell'ente è fondamentale per assicurare controlli e verifiche accurati ed adeguatamente professionali. La fiducia e l'affidabilità accordate ad OCQ PR dipendono pertanto dalle caratteristiche personali e dalla capacità dei dipendenti (in particolare di Ispettori e Validatori) di applicare le conoscenze e le abilità ottenute mediante istruzione, esperienza di lavoro, formazione ed addestramento specifico.

È necessario che tutti i dipendenti posseggano le competenze necessarie ad eseguire in modo adeguato i compiti loro affidati.

Ispettori e Validatori pongono grande attenzione al compito che svolgono ponendosi come obiettivo di ottenere la fiducia dei richiedenti la certificazione DOP e delle altre parti interessate. L'attività di verifica ed ispezione è fondata su un certo numero di regole e principi che ne fanno uno strumento efficace ed affidabile; il loro rispetto è un prerequisito per fornire conclusioni pertinenti delle verifiche ispettive e per assicurare che Ispettori diversi, operando indipendentemente l'uno dall'altro, pervengano a conclusioni simili in circostanze simili.

Nel rispetto della normativa vigente, i processi di certificazione in uso garantiscono che le decisioni relative alle varie attività previste dall'iter di certificazione siano prese in modo da escludere il rischio di autovalutazione. Tale garanzia è offerta ottimizzando le diverse competenze in forza ad OCQ PR, ed assicurata specificando sempre sui relativi documenti chi ha partecipato alle differenti fasi dell'attività stessa.

In virtù di tale principio l'attività di deliberazione delle Certificazioni emesse è affidata a personale interno – Funzione di Delibera (FdD) – dotato delle necessarie competenze generali relative allo schema coperto da accreditamento quali:

- conoscenza delle norme quadro applicabili ed esperienza di applicazione delle norme stesse;

- competenze in materia di conduzione di verifiche ispettive e prove;

- competenza tecnica specialistica relativa allo specifico settore a cui si riferisce la certificazione oggetto di delibera, con particolare riguardo al relativo scopo
  di certificazione.

icon Il Codice Etico di OCQ PR

 

OCQ P.R.

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